Responsible use of generative AI in Master’s and Doctoral theses
The deployment of generative artificial intelligence (AI) is profoundly transforming university teaching and research practices. In line with Université Laval's approach, the FESP has adopted an approach focused on student empowerment. It is summarized in six guidelines for Master's and doctoral students.
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L’IA générative dans les mémoires et thèses: obligations, responsabilités et bonnes pratiques
January 22 from 12 p.m. to 1:00 p.m. - Online
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Parlons IA: IA générative dans les mémoires et les thèses
February 26 from 12:30 p.m. to 1:30 p.m. - BNF-2365
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L’IA générative dans les mémoires et thèses : obligations, responsabilités et bonnes pratiques
October 23 Webinar
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Have you submitted your mandatory disclosure?
Starting in the winter 2026 semester, Master's and doctoral students who make their initial submission must submit a mandatory disclosure on the use of generative AI.
See the section “What are your responsibilities?” below.
See the Toolkit and Logbook
The Toolkit for a responsible use of generative AI in Master's and Doctoral theses, our reference guide for Master's and doctoral students, will guide you in using generative AI and produce your mandatory disclosure.
The Logbook will help you document your interactions with AI in a structured way and critically reflect on its contributions, limitations, and implications.
Why do I need to report the use of generative AI?
Generative AI is a branch of artificial intelligence that stands out for its ability to autonomously produce content in response to queries.
It offers unprecedented possibilities, but also presents many educational and ethical challenges, particularly with regard to graduate-level research training.
The effects of its use on students' learning abilities and intellectual skill development are a concern for the university education community.
In its Guidelines for Artificial Intelligence in Teaching and Learning (available in French only), Université Laval emphasizes the importance of using artificial intelligence in an informed, ethical, and transparent manner in order to guarantee high-quality degrees, promote excellence and innovation, and preserve standards of academic rigor and integrity.
Does the University recommend the use of generative AI?
A student may choose not to use generative AI in their Master's or doctoral thesis, or it may be a request from their research supervisor.
This is a thoughtful decision that should be discussed openly, particularly when establishing your collaboration plan.
If you and your research supervisor agree to use it, be aware that the use of generative AI comes with specific responsibilities, which are outlined below.
How can I ensure responsible use of generative AI?
The FESP offers Master's and doctoral students various tools to inform their thinking and help them choose how to use generative AI responsibly.
The Toolkit for a responsible use of generative AI in Master's and Doctoral theses (PDF) should serve as a reference.
It contains six guidelines, information on risks and ethical challenges, and suggested tips and practices.
What are your responsibilities?
The FESP offers Master's and doctoral students a reference guide, the Toolkit for a responsible use of generative AI in Master's and Doctoral theses (PDF).
It contains six guidelines to help you, information on risks and ethical challenges, and some tips and suggested practices for the responsible use of generative AI in Master's and Doctoral theses.
At all stages of your project's development, and particularly during the meeting to establish your collaboration plan, it is essential to discuss the matter with your research supervisor. You must obtain their approval for the use of generative AI tools and ensure that there is a common understanding of how they will be used.
If you agree with your research supervisor to use generative artificial intelligence (AI) tools as part of your project, we strongly encourage you, in the interests of rigor, transparency, and scientific integrity, to keep a logbook throughout your research process.
This tool will allow you to document your interactions with AI in a structured manner and to reflect critically on its contributions, limitations, and implications.
We recommend that you update your logbook regularly. You should consider it an essential work tool that will help you:
- develop your critical judgment;
- consolidate your research ethics skills;
- better understand the scope of your choices.
This ongoing documentation will be very useful when the time comes to:
- write the mandatory statement to be included in the preface of your Master's or Doctoral thesis, specifying the nature and scope of your use of generative AI;
- explain and justify your approach, particularly during your thesis defense.
A logbook template is provided to guide you. It takes into account the different stages of research. Feel free to adapt it to your needs by adding any elements you deem relevant.
Even if your research is already well underway, it is never too late to start using this tool. We encourage you to complete it retroactively, as far as possible, by retracing the key moments when you used generative AI.
Please note that the logbook is for your personal use only, with no obligation to share it with your research supervisor, and it will not be used to evaluate your Master's or Doctoral thesis.
A list of additional questions is available to help you further your reflection.
Starting in the winter 2026 semester, your Master's or Doctoral thesis must include a preface in which you make a disclosure about your use of generative artificial intelligence (AI) tools in the preparation and writing of your research work. If you have not used any such tools, you must also disclose this. Failure to provide this disclosure will delay the initial submission of your thesis.
The disclosure has two purposes:
- to demonstrate your responsible conduct and integrity in research by showing transparency;
- to inform the members of the Master's or Doctoral thesis evaluation committee so that they can fully appreciate the originality of your contribution.
The disclosure requirement complies with the guidelines for the responsible use of generative AI in Master's or Doctoral thesis at Université Laval, as detailed in the Toolkit.
Notes
1. This disclosure does not replace the specific citations of AI-generated text that you must include in the body of your Master's or Doctoral thesis in accordance with the bibliographic style and standards applicable to your program or field. The library maintains up-to-date references (available in French only) for certain disciplines as well as a list of suggested styles for various departments and faculties at the University (available in French only). Discuss with your research supervisor the citation requirements you must follow, and consult the library's website to fully understand the rules related to citing AI-generated text (available in French only).
2. This disclosure is in addition to the preface required when the manuscript includes an article. For more information, see the Types of theses and Section Content pages on our website.
Consult the guidelines and useful information for submitting your disclosure (PDF)
In order to help you prepare your general disclosure in the preface to your manuscript, the FESP recommends keeping a logbook and provides a template that may meet your needs.
Additional rules may apply in the context of your research. Generative AI tools can have a variety of applications and present different challenges from one discipline to another, which must be taken into account to ensure the responsible use of these technologies.
- Check with your program director to see if there are any specific rules for your faculty, department, or program.
- Discuss and validate the practices suggested in the Toolkit for a responsible use of generative AI in Master's and Doctoral theses (PDF) with your research supervisor to ensure their relevance and applicability to your research project.
- If you plan to publish an article based on your thesis (or a report, research note, or other document), find out about the rules adopted by the scientific journals to which you will be submitting it.
- If you are writing a grant or scholarship application, also check with the funding agency about their requirements regarding the use of generative AI.
Available resources
Below are the references for the resources on this page. Many other useful references and links are available in the Toolkit for a responsible use of generative AI. Check them out!
Frequently asked questions
Still have questions? Here is a selection of frequently asked questions.
The answers are provided for informational purposes only. Specific conditions may apply to your situation.
For this reason, we invite you to discuss your questions with your research supervisor and contact us, if necessary, at communications@fesp.ulaval.ca.
Available in French only.
En raison des limites de fiabilité des logiciels de détection de l’IA et des enjeux éthiques et pédagogiques qui leur sont associés, le Service de soutien à l’enseignement de l’Université déconseille leur utilisation.
Les logiciels de détection de l’IA ne sont pas fiables à 100% et souffrent d’un manque de transparence. Ainsi, leurs résultats ne constituent pas en soi un élément de preuve d’infraction relative aux études suffisant (Conseil supérieur de l’éducation du Québec & Commission de l’éthique en science et en technologie, 2024).
L’usage inapproprié peut consister en une utilisation non autorisée d’un outil d’IA générative ou une utilisation de contenu généré sans indication de citation ou de référence. En cas de suspicion, la personne étudiante concernée peut discuter des éléments suspectés avec sa direction de programme. S’il se poursuit, le processus disciplinaire permet à la personne étudiante de faire valoir son point de vue devant la commissaire aux infractions relatives aux études.
Pour éviter toute ambiguïté, il est primordial de discuter avec votre direction de recherche de l’utilisation autorisée ou interdite de l’IA générative, au préalable, et de la déclarer adéquatement dans l’avant-propos de votre manuscrit. La tenue d’un journal de bord permet également de garder la traçabilité de votre utilisation et de documenter l’apport exact de l’IA générative dans votre travail. Pour plus de détails, consultez la section ci-dessus Quelles sont vos responsabilités, à la rubrique "Documenter vos utilisations de l'IA dans un journal de bord".
Il est parfois difficile de faire la distinction entre intelligence artificielle « traditionnelle » et IA générative. Par exemple, l’intelligence artificielle d’Antidote effectue la correction de texte, mais sa fonctionnalité de reformulation utilise l’IA générative, puisqu’elle produit un nouveau contenu. Si l’on utilise la fonction de reformulation, la déclaration serait obligatoire.
Par souci de transparence, et puisqu’il est probable que l’intégration de l’IA générative continuera de se développer, il serait préférable d’indiquer dans l’avant-propos que vous avez utilisé une série de logiciels standards tels que la suite bureautique Microsoft, ou le logiciel de révision linguistique tel qu’Antidote qui intègrent des outils d’IA.
L’essentiel est que les personnes examinatrices et lectrices soient assurés de l’intégrité de votre travail et puissent retracer clairement votre utilisation ou non utilisation de l’IA générative.
Chacun des articles que vous intégrez dans votre mémoire ou votre thèse doit se conformer aux règles de la revue scientifique, qui exige le plus souvent de détailler cette utilisation. Discutez avec votre direction de recherche, qui pourra vous conseiller, pour évaluer si la déclaration de l’avant-propos suffit à démontrer votre intégrité. L’important est d’indiquer clairement aux membres de votre jury d’évaluation dans quelle mesure l’utilisation de l’IA générative a influencé le développement de la recherche en elle-même et celui de vos compétences en recherche.
Certains outils d’intelligence artificielle en recherche documentaire (comme Consensus ou Elicit) peuvent générer du contenu lorsqu’ils résument l’information extraite, la reformulent, produisent des synthèses ou suggèrent des questions. D’autres outils de recherche permettent de visualiser des liens entre des métadonnées (comme Connected Papers, Research Rabbit), mais pourront éventuellement recommander d’autres articles ou fournir des résumés.
Par souci de transparence, et puisqu’il est probable que l’intégration de l’IA générative continuera de se développer, il serait préférable d’indiquer dans l’avant-propos que vous avez utilisé des outils de recherche documentaire qui peuvent inclure des fonctionnalités d’IA générative.
La révision linguistique par un outil d’IA générative est comparable à la révision linguistique réalisée par une personne humaine, ce qui est une pratique autorisée pour valider que la qualité de la langue est assurée, que le texte est clair et précis. D’ailleurs, la plupart des revues scientifiques font appel à des réviseures et réviseurs. Il faut cependant porter attention aux éventuelles distorsions de vos arguments ou de vos propos que pourrait produire l’IA générative.
Assurez-vous d’utiliser un outil sécurisé (tel que Copilot*) afin d’éviter que votre travail ne serve à l’entraînement des données et mette en péril votre propriété intellectuelle ainsi que la confidentialité des données.
Veillez à consulter votre direction de recherche afin de valider si cette utilisation est autorisée.
*La licence institutionnelle permet d’utiliser une version protégée de cette IA générative, qui est conforme aux exigences en matière de sécurité et de confidentialité. Vos données sont protégées lorsque vous vous y connectez avec vos identifiants ULaval.
Les règlements de plusieurs universités canadiennes et québécoises considèrent que la reprise de contenu produit par un outil d’IA générative en le faisant passer pour sien constitue du plagiat (notamment Alberta, Sherbrooke, UQAT et UQO).
Selon notre Règlement disciplinaire, le fait de commettre toute forme de plagiat constitue une infraction relative aux études et est passible de sanctions (article 30).
De plus, le plagiat contrevient aux principes de la Politique sur la conduite responsable en recherche et aux valeurs de transparence et d’honnêteté, ce qui implique de produire des documents de recherche et de création originaux, et de citer avec exactitude toutes ses sources et références, y compris les documents recueillis sur Internet (Principes 6 et 11).
Ainsi, si vous avez, par exemple, utilisé un outil d’IA générative protégé et à des fins strictement personnelles afin de résumer, de traduire ou de reformuler un article et que vous reprenez en tout ou en partie le contenu généré, vous devez:
1- citer l’auteur de l’article,
2- encadrer ce passage entre guillemets
et 3- déclarer que vous avez eu recours à l’IA pour le produire.
Si vous avez pris des notes à la lecture de cet article et les avez ensuite soumises à un outil d’IA générative pour en faire le résumé, pour éviter toute ambiguïté, même si vous êtes à l’origine de ces notes (dont vous citez l’auteur), vous devez faire preuve de transparence. Déclarez dans votre avant-propos que l’IA générative a été ponctuellement utilisée pour produire des résumés de vos notes, les reformuler ou structurer vos propres idées, ou faites-le plus spécifiquement, lorsque c’est pertinent, dans le corps du texte.
Pour plus de détails sur les modalités de citation, consultez la section ci-dessus Quelles sont vos responsabilités, à la rubrique « Effectuer la déclaration obligatoire dans l’avant-propos de votre manuscrit ».
Gardez à l’esprit que vous êtes responsable du contenu de votre mémoire ou de votre thèse.
Finalement, prenez note que l’utilisation d’un outil d’IA doit avoir été autorisée et respectez les modalités mises en place avec votre direction de recherche, le cas échéant. À défaut, cela pourrait être considéré comme une aide non autorisée, ce qui constitue également une infraction en vertu du Règlement disciplinaire (article 34).
La FESP recommande de tenir une discussion ouverte avec votre direction de recherche dès la rencontre visant à établir le plan de collaboration. Vous pouvez faire valoir que votre éventuelle utilisation se conformera au cadre éthique défini dans la Trousse pour une utilisation responsable de l’IA générative dans les mémoires et les thèses. Cependant, votre direction de recherche doit approuver les choix méthodologiques et la conduite de la recherche, et elle peut avoir des motifs justifiant cette interdiction, par exemple en identifiant des compétences qui doivent être développées en réalisant le travail par vous-même et, dans ce cas, vous devriez respecter cette entente.
La déclaration produite dans l’avant-propos est d’ordre général dans la mesure où elle précise quels sont les outils que vous avez utilisés à telle ou telle étape de votre recherche ou de votre rédaction. Pour plus de détails, consultez la section ci-dessus Quelles sont vos responsabilités, à la rubrique « Effectuer la déclaration obligatoire dans l’avant-propos de votre manuscrit ».
La rédaction académique est une partie active du processus de recherche, ce n’est pas simplement l’acte de produire du texte portant sur ce que vous avez déjà appris ou compris.
La rédaction est un processus qui permet de clarifier, de faire évoluer et d’affiner votre pensée. Elle est une forme de réflexion qui s’enrichit par la rétroaction de votre direction de recherche, dont les commentaires approfondis entrent en dialogue avec votre pensée.
Les outils d’IA générative ne doivent être utilisés que pour renforcer les capacités des personnes étudiantes sans se substituer aux activités essentielles au développement de leurs compétences en recherche scientifique.
Veillez à consulter votre direction de recherche afin de valider si cette utilisation est autorisée.