Délai de traitement et demande d'attestation
Mise en garde sur la durée du processus d’évaluation
Le processus d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse comporte plusieurs étapes de nature administrative et académique et nécessite l’intervention d’un grand nombre d’intervenantes et d'intervenants.
En se basant sur les délais moyens pour compléter le processus, du dépôt initial au dépôt final, il faut prévoir plus ou moins 4 mois pour un mémoire, et 5 mois pour une thèse. Diverses situations particulières peuvent néanmoins survenir à chacune des étapes avec pour effet l’allongement du processus au-delà de ces durées moyennes.
La Faculté des études supérieures et postdoctorale ne peut en aucun temps garantir la durée d’une évaluation en particulier et ne peut offrir de traitement accéléré.
Veuillez garder en tête cette information avant de procéder à votre dépôt initial, en particulier si vous avez une date de diplomation à respecter (par exemple, pour l’obtention d’une bourse, pour le début d’un nouvel programme ou d’un nouvel emploi, pour le renouvellement d’un permis d’études, etc.).
| Étapes | Délai de traitement |
|---|---|
| Dépôt initial | La date à laquelle vous transmettez un dossier d'évaluation complet devient la date officielle de votre dépôt initial. Est considéré complet le dossier comprenant un manuscrit respectant les règles de présentation et de diffusion en vigueur ainsi que tous les documents et formulaires requis. Vous devez transmettre deux exemplaires de votre mémoire ou de votre thèse à la FESP (evaluation@fesp.ulaval.ca): un exemplaire du fichier en format Word, ODT ou LaTeX et un exemplaire en format PDF. Si votre dossier de dépôt initial n'est pas complet et que la date limite de dépôt initial est dépassée, vous devrez vous inscrire à la session suivante et maintenir votre inscription toute la session. |
| Traitement d'un dépôt initial | Vous recevez immédiatement un accusé de réception automatique. Suite à l’analyse de votre dossier, la FESP communique par courriel avec vous dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables. |
| Début de la période d'évaluation | La période d’évaluation commence à la réception de l’autorisation de votre direction de recherche et de la validation de votre dossier étudiant par votre direction de programme. |
| Mémoire - Période d'évaluation accordée au jury | Le délai peut varier de 4 à 8 semaines, selon la période de l’année. |
| Thèse - Période d’évaluation accordée au jury | Le délai peut varier de 6 à 12 semaines, selon la période de l’année et le nombre de pages de la thèse. |
| Fin de la période d’évaluation | Dès la réception du dernier rapport d’évaluation, la FESP communique avec vous par courriel. |
| Soutenance de thèse | La FESP suggère un délai de 10 jours ouvrables après réception des rapports d’évaluation. |
| Invitation au dépôt final | La FESP vous invite à faire le dépôt final dans un délai de 8 semaines. |
| Traitement du dépôt final | Vous recevez immédiatement un accusé de réception automatique. Suite à l’analyse de votre dossier, la FESP communique par courriel avec vous dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables. |
| Obtention du diplôme | La date indiquée sur votre diplôme sera celle du mois en cours, si
La FESP communique par courriel au moment de leur diplomation avec les étudiantes et les étudiants admissibles au Tableau d'honneur de la Faculté des études supérieures et postdoctorales. |
| Délivrance du diplôme | La FESP ne gère pas cette étape. |
Date officielle du dépôt initial
La date officielle du dépôt initial est la date où vous avez transmis un dossier d’évaluation complet à la FESP c’est-à-dire un mémoire ou une thèse respectant les règles de présentation et de diffusion en vigueur ainsi que tous les documents et formulaires requis.
Si votre dépôt initial n'est pas complet et que la date limite de dépôt initial est dépassée, vous devrez vous inscrire à la session suivante et maintenir votre inscription toute la session.
La date à laquelle vous aurez transmis un dépôt initial complet deviendra la date officielle de votre dépôt initial, et ce, indépendamment du nombre de jours que la FESP prendra pour en faire le traitement (5 à 10 jours ouvrables, selon la période de l'année).
La date officielle de dépôt initial peut servir de référence si une échéance particulière doit être respectée (pour le versement d'une bourse de réussite, par exemple).
Faire une demande d'attestation
Il est possible de faire une demande d'attestation pour attester de votre :
- dépôt initial
- dépôt final
- soutenance de thèse
Vous devez faire votre demande en utilisant ce formulaire.
Des frais de 10$ par attestation sont demandés.
Un délai de 48 heures est nécessaire pour produire l'attestation dans un format électronique.