Directives de soutenance de thèse en ligne

Responsabilités de l’étudiante ou de l’étudiant

• L’étudiante ou l’étudiant s’engage à prendre les précautions nécessaires pour que la soutenance en ligne se réalise de façon rigoureuse et dans le respect du protocole prévu. Par conséquent, l’étudiante ou l’étudiant qui soutient sa thèse doit s’engager à être seul dans la pièce où il se trouve afin d’éviter toutes perturbations.
• Il n’est pas de la responsabilité de l’étudiante ou l’étudiant de créer le lien électronique pour la soutenance.
• La FESP recommande à l’étudiante ou à l’étudiant de transmettre à l’avance à la direction de programme une copie de sa présentation (PowerPoint, vidéo, etc.).
• La FESP recommande que des essais techniques puissent avoir lieu avant la soutenance et un soutien technique soit mis à la disposition de l'étudiante ou de l'étudiant si nécessaire.
   

Responsabilités de la direction de programme

• La direction de programme a la responsabilité de s’assurer que tous les membres du jury ont été informés que la soutenance se déroulera en ligne.
• La direction de programme (ou une personne désignée) a la responsabilité de créer le lien électronique pour la soutenance et de le transmettre à l’étudiante ou l’étudiant ainsi qu’aux autres personnes concernées. Si du soutien technique s'avérait nécessaire, il est important de le prévoir à cette étape.
• La FESP recommande à l’étudiante ou à l’étudiant de transmettre à l’avance à la direction de programme une copie de sa présentation (PowerPoint, vidéo, etc.). La direction de programme pourra transmettre le document à la présidence de soutenance, le cas échéant.
• La FESP demande que les membres du jury fassent parvenir des questions qui pourraient être posées à l’étudiante ou à l’étudiant en cas de problèmes techniques. La direction de programme doit s’assurer de recueillir ces questions et de les transmettre à la présidence de soutenance, le cas échéant.  

Les soutenances en ligne peuvent se faire devant un public virtuel.

Certaines conditions doivent être respectées :

• Le nombre de personnes pouvant assister à la soutenance en ligne n'est pas limité.
• Le lien de connexion à la soutenance doit être transmis aux personnes concernées par la soutenance, aux invités virtuels ou encore peut être affiché publiquement.
• Les personnes qui assistent à la soutenance en ligne doivent être dûment informés du moment où ils peuvent se connecter à la soutenance et être informés des conditions à respecter.
• Le public virtuel doit fermer caméras et microphones pendant la soutenance.
• Pendant la délibération du jury à huis clos, le public peut ouvrir caméras et microphones afin d’échanger avec l’étudiante ou l’étudiant.
• À la suite de l'annonce de la décision, une période d’échange pourra également avoir lieu entre l’étudiante ou l’étudiant, la présidence de soutenance, les membres du jury et le public.

1. Accès à la salle virtuelle

L’étudiante ou l’étudiant doit pouvoir avoir accès à la salle virtuelle une heure avant le début de la soutenance. Cette étape permet de s’assurer du chargement de la présentation.

2. Ouverture de la rencontre

La présidente ou le président de soutenance ouvre la rencontre par la lecture des directives.

Chaque membre du jury se présente à tour de rôle ce qui permet de valider le bon fonctionnement des micros et de l’assignation des droits de parole par la présidence de soutenance.

Pour éviter tout bruit additionnel et pour éviter tout risque d’infractions, la présidence de soutenance demande à l’étudiante ou l’étudiant de confirmer qu’il est seul dans la salle où a lieu la soutenance. La présidente ou le président de soutenance rappelle les règles entourant l’interdiction d’enregistrement de la soutenance.

3. Présentation

L’étudiante ou l’étudiant fait sa présentation.

4. Période de questions

Selon la procédure établie, la présidente ou le président de soutenance invite les membres du jury à poser verbalement leurs questions à l’étudiante ou l’étudiant.

5. Délibération

La délibération doit se faire à huis clos entre les membres du jury sans la présence de l’étudiante ou de l’étudiant. Il est strictement interdit d’enregistrer les échanges.

La présidence de soutenance ou la personne désignée crée une « salle de petits groupes » (breakout room) et assigne tous les membres du comité à cette salle hormis l’étudiante ou l’étudiant. Au besoin, prenez connaissance de la procédure pour créer et gérer les salles de discussion vidéo.

• Cette salle en petit groupe permet les discussions entre les membres du jury sans la présence de l’étudiante ou l’étudiant. Les micros, haut-parleurs et caméras sont disponibles de la même façon que dans la salle principale.
• Les discussions se déroulant dans la salle de petits groupes ne sont pas enregistrées et sont confidentielles
• Si les délibérations se prolongent au-delà de la période estimée, la présidence de soutenance ou son représentant revient brièvement à la salle principale pour informer l’étudiante ou l’étudiant d’une durée additionnelle de délibérations.

Lorsque les délibérations sont complétées, la présidence de soutenance ou le membre du personnel qui assure l’assistance technique réassigne tous les membres du jury à la salle virtuelle principale (où se trouve l’étudiante ou l’étudiant).

6. Dévoilement du résultat

Lorsque tous les membres du jury sont de retour dans la salle principale, la présidente ou le président du jury transmettra à l’étudiante ou l’étudiant le résultat des délibérations.

7. Émission du certificat de soutenance

La présidence de soutenance remplit le certificat de soutenance et s’assure de recueillir toutes les signatures requises. Les signatures électroniques des membres du jury sont acceptées. 

À défaut d’obtenir la signature électronique du certificat de soutenance de chaque membre du jury, un retour de courriel de chaque membre qui approuve le certificat peut faire office de signature.

Interruption en cas de difficultés techniques

Si l’environnement technique ne permet pas la soutenance de la thèse dans des conditions favorables, la présidence de soutenance pourrait interrompre la soutenance. Cette situation exceptionnelle n’est envisageable que dans les situations suivantes:

• Si l’étudiante ou l’étudiant est incapable de présenter ses résultats de façon audible par les membres du jury.
  Si le lien électronique de l’étudiante ou de l’étudiant est interrompu, la soutenance est suspendue. Si le lien ne peut être rétabli dans un délai raisonnable, la soutenance est reportée à une date ultérieure.
• Si, en raison de difficultés techniques, le quorum de la soutenance ne peut être respecté.
  Si le lien électronique d’un ou des membres du jury est rompu définitivement, la soutenance se poursuit si le quorum du jury est maintenu. Le quorum du jury est fixé à la majorité des membres du jury et l’examinateur externe doit idéalement être présent. Si le quorum du jury n’est pas respecté, la soutenance doit être reportée.