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Soumettre votre mémoire ou votre thèse à l’évaluation

L'évaluation du mémoire et de la thèse est assurée par un jury nommé par la Faculté des études supérieures et postdoctorale (FESP). Les membres du jury portent un jugement individuel sur le document déposé et ne sont pas autorisés à communiquer entre eux pour comparer leurs évaluations. La mise en commun des rapports des examinateurs détermine la décision du jury.

Avant de communiquer avec nous

En vue de soumettre votre mémoire ou votre thèse à l’évaluation, vous devez préalablement vous assurer:
  • d’être inscrit à la session en cours au programme pour lequel vous postulez un grade (ou être en poursuite de la recherche) - voir les Dates importantes
    • vous devez demeurer inscrit pendant toute la session de votre dépôt initial

NB : les cours en développement des compétences professionnelles (sigle DVP) ne permettent pas de répondre à cette exigence d'inscription.

  • d’avoir transmis à la gestion des études de votre programme votre Déclaration de l'étudiant - éthique de la recherche (VRR-101)
  • d'avoir vérifié que le titre du mémoire ou de la thèse inscrit sur votre relevé de notes, dans Capsule, correspond bien au titre du document que vous déposerez à la FESP. Dans le cas contraire, adressez-vous à la gestion des études de votre programme pour le faire corriger.

Désignation du jury en faculté

En faculté, le directeur de recherche transmet au directeur de programme ses suggestions de jury en utilisant le formulaire approprié :

Le directeur de programme effectue les validations d’usage avant de confier au personnel de gestion des études de sa faculté la responsabilité de consigner sa recommandation dans le système de gestion des études. Le directeur de programme doit notamment s'assurer de l'éligibilité des examinateurs pressentis et de l'absence de conflits d'intérêts (consultez la Note aux directeurs de programme relative à l'intégrité en matière de conflits d'intérêts et de confidentialité pendant le processus d'évaluation d'un mémoire ou d'une thèse). 

Attention: Lorsque le directeur de recherche assume la responsabilité de la direction du programme, il est remplacé dans ces fonctions par le vice-doyen de sa faculté.

Pour plus d'information sur la composition des jurys, consulter les règles d'évaluation du mémoire de maîtrise ou de la thèse de doctorat.

La faculté rapporte la date de saisie de la recommandation sur le formulaire et le transmet par courriel à la FESP (evaluation@fesp.ulaval.ca). Sur réception, le vice-doyen de la FESP validera et désignera officiellement le jury.

Ouverture du dossier d'évaluation

Lorsque votre manuscrit de mémoire ou de thèse est complet et achevé, demandez l’ouverture de votre dossier d'évaluation en écrivant à  la FESP.

Attention : pour éviter tout problème, utilisez votre adresse courriel @ulaval.ca 

Votre courriel doit contenir les informations suivantes:

À : evaluation@fesp.ulaval.ca

Objet: Dépôt initial - mémoire ou thèse de  prénom et nom

Corps du message:

  • NOM, prénom - NI
  • Programme (maîtrise ou doctorat + discipline + si applicable, recherche-création))
  • NOM, prénom du directeur de recherche
  • NOM, prénom du codirecteur, s’il y a lieu
  • Titre du manuscrit
  • Nombre de pages

Joignez au courriel:

Les formulaires obligatoires

Complétez et joignez au courriel les 2 formulaires obligatoires suivants:

  1. la Licence non exclusive de diffusion du mémoire ou de la thèse (FESP-102) (DOC)
    même si vous demandez une restriction de diffusion
  2. la fiche d'information sur le format de votre manuscrit

Et, le cas échéant, l'un ou l'autre des formulaires obligatoires pour les situations suivantes :

a) Votre manuscrit comporte au moins un chapitre rédigé dans une autre langue que le français: 

b) Votre manuscrit intègre un ou des articles signés en collaboration. Pour chaque article (voir l'aide-mémoire): 

c) Vous demandez une restriction de diffusion:

Votre manuscrit

La FESP recommande d'utiliser la plateforme OneDrive pour transmettre votre manuscrit. Le dossier doit comprendre :

  1. le fichier original (Word, OpenOffice, LibreOffice, LaTeX)  du manuscrit rédigé selon les règles de présentation de la FESP
  2. la version PDF du mémoire ou de la thèse.

Chacun des fichiers doit comporter dans son intitulé vos Prénom-Nom-NI.

Afin de faciliter le traitement par la FESP et d'éviter les erreurs, assurez-vous que le dossier contient seulement les documents et versions pertinentes pour votre dépôt

Copier-coller l'URL générée dans OneDrive correspondant à vos documents dans le corps de votre courriel.

Note: En vertu d'une entente institutionnelle, les étudiants de l'Université Laval ont gratuitement accès à Office 365, qui inclut l'application OneDrive. Les même identifiant et mot de passe utilisés à l'Université Laval (IDUL - NIP) vous permettront de vous authentifier d'utiliser OneDrive.

À défaut d'utiliser OneDrive, les documents peuvent également être joints au courriel.

Attestation de dépôt initial

Au plan administratif, lorsque vous avez transmis tous les documents requis dans votre situation et que votre dossier d'évaluation est complet, la FESP considère que votre dépôt initial a été dûment effectué. Ainsi, la date à laquelle vous avez transmis votre dossier d'évaluation complet devient la date officielle de votre dépôt initial, indépendamment du temps requis pour en faire le traitement (ce qui peut prendre de 5 à 10 jours ouvrables, selon les périodes de l'année). Cette date sert de référence officielle si une échéance particulière doit être respectée (pour le versement d'une bourse de réussite, par exemple). 

Pour obtenir une attestation

Adressez votre demande par courriel à fesp@fesp.ulaval.ca en indiquant :

  • votre numéro d'étudiant
  • votre programme
  • la langue dans laquelle vous désirez que l’attestation soit rédigée (français ou anglais)
  • le format de production désiré (électronique ou papier) 

Veuillez prévoir un délai de 24 à 48 heures pour la production de ce document.